Política de Privacidad

Última actualización: 6 de octubre de 2026

1. Quiénes somos

OTIMO ("nosotros") construye páginas web profesionales y asistentes de IA para negocios. Operamos desde Medellín, Colombia, atendiendo clientes globalmente. Esta política aplica a nuestros sitios otimoai.com, websites.otimoai.com y chatbot.otimoai.com.

2. Información que recolectamos

Para prestar nuestro servicio recolectamos:

Datos del cliente (titular de la cuenta)

• Nombre y datos de contacto (correo electrónico, número de teléfono).
• Información de pago (procesada y almacenada por Stripe; OTIMO no almacena números completos de tarjeta).
• Comunicaciones que mantienes con nuestro equipo (WhatsApp, correo electrónico).

Datos del negocio del cliente

• Nombre del negocio, dirección, horarios, descripción.
• Fotos del negocio, productos o servicios proporcionadas por el cliente.
• Logos, identidad visual, contenido textual.
• Enlaces a redes sociales y herramientas del cliente.

Datos de navegación de los visitantes

Solo si lo aceptas en el aviso de cookies, medimos cómo se usan nuestros sitios: páginas visitadas, tiempo en la página, tipo de dispositivo, país aproximado, de dónde llegaste y clics en botones como WhatsApp o "comprar". Usamos Google Analytics, Microsoft Clarity (mapas de calor y grabaciones de la sesión, con los campos de texto y los chats ocultos) y Meta Pixel (para medir nuestros anuncios en Facebook e Instagram). Si no aceptas, Google Analytics solo recibe señales anónimas sin cookies y Clarity y Meta no se cargan. Detalle en el punto 11.

Conversaciones en nuestros chats

• Demo del chatbot (chatbot.otimoai.com): guardamos la conversación hasta 24 horas después del último mensaje y tu dirección IP en forma cifrada (hash), para limitar abusos. Los mensajes los procesa el modelo de IA de Anthropic. Si pegas el enlace de tu negocio, consultamos esa página o Google Places para leer sus datos públicos.
• Chat de otimoai.com: guardamos la conversación y, si nos los dejas, tu nombre y tu contacto, para responderte. Tu navegador también guarda el historial para que puedas retomarlo.

Nunca enviamos el contenido de los chats ni tus datos de contacto a Google Analytics, Clarity o Meta.

3. Cómo usamos la información

Utilizamos los datos exclusivamente para:

• Construir, mantener y publicar el sitio web del cliente.
• Comunicarnos con el cliente durante el proceso de diseño y mientras tenga servicio activo.
• Procesar pagos y emitir facturas o recibos.
• Cumplir con obligaciones legales y tributarias aplicables.

No vendemos tus datos. Solo si aceptas las cookies, compartimos con Meta y Google datos de navegación (no tu nombre ni tu contacto) para medir y mejorar nuestros anuncios.

4. Terceros que procesan datos por nosotros (subprocesadores)

Para operar nuestro servicio utilizamos los siguientes proveedores. Cada uno tiene su propia política de privacidad:

• Stripe (USA, Irlanda) — procesamiento de pagos. stripe.com/privacy
• Supabase (USA) — base de datos y almacenamiento del sitio. supabase.com/privacy
• Cloudflare (USA) — CDN, DNS, protección anti-DDoS y servicio del sitio. cloudflare.com/privacypolicy
• Google (Gmail Workspace + Google Cloud) — correo electrónico corporativo y APIs (Google Places para datos públicos de negocios). policies.google.com/privacy
• Anthropic y Google (Gemini) — modelos de IA para generación de contenido del sitio. anthropic.com/privacy · policies.google.com/privacy
• Meta (WhatsApp) — canal de comunicación con clientes. whatsapp.com/legal/privacy-policy
• Google Analytics (USA) — estadísticas de visitas, solo con tu consentimiento para usar cookies. policies.google.com/privacy
• Microsoft Clarity (USA) — mapas de calor y grabaciones de sesión con datos de texto ocultos, solo con tu consentimiento. privacy.microsoft.com
• Meta Pixel (USA, Irlanda) — medición de anuncios en Facebook e Instagram, solo con tu consentimiento. facebook.com/privacy/policy

5. Transferencias internacionales

Nuestros proveedores principales (Stripe, Supabase, Cloudflare, Google) tienen servidores en Estados Unidos y otros países. Al usar nuestro servicio, autorizas la transferencia de tus datos a esas jurisdicciones, las cuales cuentan con marcos legales adecuados de protección de datos.

6. Tiempo de retención

• Datos del cliente activo: durante todo el período en que mantenga servicio con OTIMO.
• Datos del cliente que solicita devolución (garantía de devolución): eliminados al procesar la devolución (ver punto 8).
• Datos de facturación y pagos: conservados por el período legalmente requerido (típicamente 5 años en Colombia y otras jurisdicciones aplicables).
• Comunicaciones por WhatsApp/correo: hasta 3 años para soporte y referencia, salvo solicitud de eliminación.

7. Tus derechos sobre tus datos (LGPD / GDPR / habeas data)

Como titular de los datos, tienes derecho a:

• Acceder a los datos personales que tenemos sobre ti.
• Rectificar datos incorrectos o desactualizados.
• Eliminar tus datos personales (con limitaciones de obligaciones legales como facturación).
• Portabilidad: solicitar copia de tus datos en formato estructurado.
• Oponerte al tratamiento de tus datos para fines distintos a los del servicio.
• Retirar tu consentimiento en cualquier momento.

Para ejercer estos derechos, escribe a hello@otimoai.com. Responderemos dentro de los 15 días hábiles.

8. Eliminación de datos al solicitar la devolución

Cuando un cliente solicita la devolución durante los 7 días de garantía de devolución, al procesar el reembolso bajamos el sitio del hosting y eliminamos las fotos y datos personales del cliente de nuestros sistemas. Te enviamos confirmación por correo electrónico.

Conservamos únicamente los registros de facturación y la transacción del pago/reembolso, por las obligaciones legales y tributarias.

9. Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos: tráfico encriptado HTTPS/SSL, accesos restringidos, almacenamiento en proveedores con certificaciones SOC 2 (Stripe, Supabase, Cloudflare). Sin embargo, ningún sistema es 100% inmune; en caso de incidente de seguridad relevante notificaremos a los afectados sin demora indebida.

10. Menores de edad

Nuestro servicio no está dirigido a menores de 18 años. No recolectamos conscientemente datos de menores. Si crees que un menor nos ha proporcionado datos, contáctanos y procederemos a eliminarlos.

11. Cookies y tracking

Al entrar por primera vez a cualquiera de nuestros sitios te preguntamos si aceptas cookies de medición. Tu respuesta vale para los tres sitios y se recuerda un año.

• Si aceptas: Google Analytics (cookies _ga y _ga_*, hasta 2 años), Microsoft Clarity (_clck hasta 1 año y _clsk 1 día) y Meta Pixel (_fbp, 90 días).
• Si rechazas: Clarity y Meta no se cargan. Google Analytics solo recibe señales anónimas, sin cookies, que no te identifican.
• Siempre: una cookie propia (otimo_consentimiento) que solo guarda tu respuesta, y los datos que tu navegador necesita para el idioma, la moneda y el historial del chat.

Puedes cambiar tu decisión cuando quieras: Cambiar mis preferencias de cookies

12. Cambios a esta política

Podremos actualizar esta política. Notificaremos cambios materiales a los clientes activos con al menos 15 días de anticipación.

13. Contacto

Para consultas sobre privacidad o ejercicio de derechos, escribe a hello@otimoai.com.

Privacy Policy

Last updated: October 6, 2026

1. Who we are

OTIMO ("we", "our") builds professional websites and AI assistants for businesses. We operate from Medellín, Colombia, serving clients globally. This policy applies to our sites otimoai.com, websites.otimoai.com and chatbot.otimoai.com.

2. Information we collect

Client data (account holder)

• Name and contact details (email, phone number).
• Payment information (processed and stored by Stripe; OTIMO does not store full card numbers).
• Communications you have with our team (WhatsApp, email).

Client's business data

• Business name, address, hours, description.
• Photos of the business, products or services provided by the client.
• Logos, visual identity, textual content.
• Links to social media and client tools.

Visitor browsing data

Only if you accept it in the cookie notice, we measure how our sites are used: pages visited, time on page, device type, approximate country, where you came from and clicks on buttons such as WhatsApp or "buy". We use Google Analytics, Microsoft Clarity (heatmaps and session recordings, with text fields and chats hidden) and Meta Pixel (to measure our ads on Facebook and Instagram). If you do not accept, Google Analytics only receives anonymous, cookieless signals and Clarity and Meta are not loaded. Details in section 11.

Conversations in our chats

• Chatbot demo (chatbot.otimoai.com): we keep the conversation for up to 24 hours after the last message and your IP address in hashed form, to limit abuse. Messages are processed by Anthropic's AI model. If you paste a link to your business, we read that page or Google Places for its public data.
• otimoai.com chat: we keep the conversation and, if you leave them, your name and contact details, to reply to you. Your browser also keeps the history so you can pick it up later.

We never send chat contents or your contact details to Google Analytics, Clarity or Meta.

3. How we use the information

• Build, maintain and publish the client's website.
• Communicate with the client during the design process and while service is active.
• Process payments and issue invoices or receipts.
• Comply with applicable legal and tax obligations.

We do not sell your data. Only if you accept cookies, we share browsing data (not your name or contact details) with Meta and Google to measure and improve our ads.

4. Third parties that process data on our behalf (subprocessors)

• Stripe (USA, Ireland) — payment processing.
• Supabase (USA) — database and site storage.
• Cloudflare (USA) — CDN, DNS, anti-DDoS, site delivery.
• Google (Gmail Workspace + Google Cloud) — corporate email and APIs (Google Places for public business data).
• Anthropic and Google (Gemini) — AI models for site content generation.
• Meta (WhatsApp) — client communication channel.
• Google Analytics (USA) — visit statistics, only with your consent to cookies.
• Microsoft Clarity (USA) — heatmaps and session recordings with text data hidden, only with your consent.
• Meta Pixel (USA, Ireland) — ad measurement on Facebook and Instagram, only with your consent.

5. International transfers

Our main providers (Stripe, Supabase, Cloudflare, Google) have servers in the United States and other countries. By using our service, you authorize the transfer of your data to those jurisdictions.

6. Retention period

• Active client data: throughout the period of service with OTIMO.
• Refund-requesting client data: deleted upon processing the refund.
• Billing and payment data: retained for the legally required period (typically 5 years in Colombia and other applicable jurisdictions).
• WhatsApp/email communications: up to 3 years for support and reference, unless deletion is requested.

7. Your data rights (LGPD / GDPR)

As data subject, you have the right to:

• Access the personal data we hold about you.
• Rectify incorrect or outdated data.
• Delete your personal data (with limitations for legal obligations such as billing).
• Portability: request a copy of your data in structured format.
• Object to processing of your data for purposes other than the service.
• Withdraw consent at any time.

To exercise these rights, write to hello@otimoai.com. We respond within 15 business days.

8. Data deletion upon refund request

When a client requests a refund within the 7-day refund guarantee window, we take the site down from hosting and delete the client's photos and personal data from our systems upon processing the refund. We send confirmation by email.

We only retain billing records and the payment/refund transaction, per legal and tax obligations.

9. Security

We implement reasonable technical and organizational measures to protect data: HTTPS/SSL encrypted traffic, restricted access, storage at providers with SOC 2 certifications (Stripe, Supabase, Cloudflare). However, no system is 100% immune; in case of a relevant security incident we will notify those affected without undue delay.

10. Minors

Our service is not directed at minors under 18. We do not knowingly collect data from minors. If you believe a minor has provided us with data, contact us and we will proceed to delete it.

11. Cookies and tracking

The first time you visit any of our sites we ask whether you accept measurement cookies. Your answer applies to all three sites and is remembered for one year.

• If you accept: Google Analytics (_ga and _ga_* cookies, up to 2 years), Microsoft Clarity (_clck up to 1 year and _clsk 1 day) and Meta Pixel (_fbp, 90 days).
• If you decline: Clarity and Meta are not loaded. Google Analytics only receives anonymous, cookieless signals that do not identify you.
• Always: our own cookie (otimo_consentimiento) that only stores your answer, plus the data your browser needs for language, currency and chat history.

You can change your choice at any time: Change my cookie preferences

12. Changes to this policy

We may update this policy. We will notify material changes to active clients at least 15 days in advance.

13. Contact

For privacy inquiries or rights exercise, write to hello@otimoai.com.